Una guida operativa per attuare in azienda le disposizioni del protocollo condiviso di regolamentazione delle misure di contrasto della diffusione del COVID-19

Considerata la sottoscrizione ad opera delle parti sociali del protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro rimettiamo qui una breve guida operativa su come possono essere interpretate le disposizioni ivi riportate per quello che concerne le attività che comportano un trattamento di dati personali.

La presente guida è stata redatta considerato anche quanto previsto dal Garante per la protezione dati personali con il Comunicato stampa 2 marzo 2020, con il quale di fatto andava a stigmatizzare iniziative “fai da te”.

È bene precisare, in un’ottica di contemperamento dei due provvedimenti, e soprattutto considerato anche la forte diffusione del COVID 19 e i conseguenti impatti sulla sanità pubblica, ciò che continua a non essere consentito è la raccolta, a priori e in modo sistematico e generalizzato, di informazioni inerenti allo stato di salute del lavoratore.

Ciò che invece è consentito ed incentivato è una valutazione caso per caso dei rischi relativi ad un determinato contesto lavorativo, tenuto conto, a titolo esemplificativo:

• dell’area di riferimento,
• del numero di contagi presenti in quell’area,
• della conformazione dei locali di lavoro,
• delle modalità con cui il datore di lavoro ha attutato le dovute prescrizioni igienico sanitarie previste dalla recente normativa,
• dal settore produttivo,
• dalla tipologia di rapporti intercorrenti con i fornitori.

È altresì fondamentale che i trattamenti dei dati realizzati nel corso delle attività di prevenzione siano improntati al principio di proporzionalità, prediligendo il ricorso a misure meno invasive possibili, così come affermato dal Presidente dell’Autorità Garante della Privacy, dott. Antonello Soro, in una recente intervista su Radio Radicale (16 marzo 2020).

Al fine di dimostrare il rispetto del principio di proporzionalità è raccomandabile quindi che il datore di lavoro/titolare dell’azienda provveda a rendicontare le ragioni in base alle quali ha ritenuto il trattamento posto in essere necessario per il perseguimento delle finalità innanzi indicate.

Protocollo e trattamento dati

Il protocollo in esame si pone come finalità quella di fornire “indicazioni operative finalizzate a incrementare, negli ambienti di lavoro non sanitari, l’efficacia delle misure precauzionali di contenimento adottate per contrastare l’epidemia di COVID-19” elencando una serie di misure di prevenzione rivolte a tutelare la salute delle persone presenti all’interno dell’azienda e garantire la salubrità dell’ambiente di lavoro. Qualora tali misure comportino il trattamento di dati  personali è necessario procedere al trattamento in osservanza dei principi generali contenuti nel Regolamento europeo 679/2016.

Si riporta pertanto qui di seguito una serie di indicazioni e valutazioni prodromiche che potranno costituire delle buone prassi aziendali per evitare una eccessiva intromissione nella sfera privata del lavoratore o di altri soggetti che possono accedere all’azienda.

Trattamento dati dei dipendenti

1. Invio a tutti i dipendenti di una circolare informativa riportante gli avvertimenti indicati al punto 1 del protocollo, ed in particolare:

• l’obbligo di rimanere al proprio domicilio in presenza di febbre (oltre 37.5°) o altri sintomi influenzali e di chiamare il proprio medico di famiglia e l’autorità sanitaria;
• il divieto di fare ingresso o di poter permanere in azienda e l’obbligo di dichiarare tempestivamente la circostanza in cui, anche successivamente all’ingresso, sussistano le condizioni di pericolo (sintomi di influenza, temperatura, provenienza da zone a rischio o contatto con persone positive al virus nei 14 giorni precedenti, etc) in cui i provvedimenti dell’Autorità impongono di informare il medico di famiglia e l’Autorità sanitaria e di rimanere al proprio domicilio;
• l’impegno a rispettare tutte le disposizioni delle Autorità e del datore di lavoro nel fare accesso in azienda (in particolare, mantenere la distanza di sicurezza, osservare le regole di igiene delle mani e tenere comportamenti corretti sul piano dell’igiene);
• l’impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti.

2. Considerato che tale ultimo punto prescrive a carico del lavoratore “l’impegno a informare tempestivamente e responsabilmente il datore di lavoro della presenza di qualsiasi sintomo influenzale durante l’espletamento della prestazione lavorativa, avendo cura di rimanere ad adeguata distanza dalle persone presenti”, si consiglia di adottare un canale di comunicazione riservato e specifico per rendere tale informazione, eventualmente in accordo con il medico del lavoro.  Analogo punto di contatto potrà essere previsto anche qualora il lavoratore intenda dichiarare di aver avuto, al di fuori del contesto aziendale, contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19.

3. Come regola generale è possibile rilevare la temperatura ma non registrare il dato acquisito.

ATTENZIONE. Il protocollo dice “È possibile” non “si deve”. Pertanto tale misura particolarmente invasiva (misurazione della temperatura) potrà essere adottata solo quando ritenuta strettamente necessaria. Il datore di lavoro è quindi tenuto ad effettuare una valutazione in termini di “necessità del trattamento” e documentare il motivo per cui ha ritenuto che quella misura fosse indispensabile e necessaria.

4. Dopo avere misurato la temperatura, soltanto nell’eventualità in cui sia necessario documentare le ragioni che hanno impedito l’accesso ai locali aziendali, sarà possibile identificare l’interessato e registrare il superamento della soglia di temperatura. Questa fase dovrà essere realizzata nella massima riservatezza (evitando quindi che un dipendente possa prendere visione della temperatura rilevata ad un collega o delle informazioni ad esso riferibili) e applicando le dovute garanzie per la protezione delle informazioni rilevate. Questo anche perché, nel caso in cui la temperatura di un dipendente risulti superiore a 37,5° e lo stesso debba essere isolato prima dell’adozione da parte del medico del lavoro degli opportuni provvedimenti, deve esserne garantita la riservatezza e la dignità. Analoghe garanzie devono essere attuate anche in caso di allontanamento del lavoratore che durante l’attività lavorativa sviluppi febbre e sintomi di infezione respiratoria. Pertanto i dati acquisiti non potranno essere comunicati a terzi, se non per le finalità previste dalle disposizioni di legge (es. richiesta da parte dell’Autorità sanitaria per la ricostruzione della filiera degli eventuali “contatti stretti” di un lavoratore risultato positivo al COVID-19) e non potranno essere utilizzati per altre finalità.

5. I dati che saranno registrati per consentire l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti contagio devono essere trattati nella massima riservatezza, pertanto, ove non sia possibile incaricare direttamente il medico del lavoro, i soggetti che procederanno al trattamento (es. ufficio del personale) dovranno sottoscrivere un impegno alla riservatezza e trattare dati secondo istruzioni specifiche per far sì che non possano essere visualizzati da soggetti non autorizzati, diffusi o altrimenti divulgati. Tali soggetti dovranno operare in tal senso anche qualora il lavoratore comunichi loro taluna delle circostanze meglio descritte al suddetto punto n. 2.

6. Prima della rilevazione dovrà essere resa l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 GDPR che potrà essere fornita anche oralmente o eventualmente appesa nei locali in cui viene rilevata la temperatura. In particolare nell’informativa è necessario indicare:

FINALITÀ: Prevenzione del contagio da COVID19.

BASE GIURIDICA: l’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020.

PERIODO DI CONSERVAZIONE: fino al perseguimento delle finalità (es. isolamento del lavoratore, ricostruzione della filiera dei contatti stretti di un lavoratore positivo al COVID 19) e al massimo fino al termine dello stato d’emergenza (solo qualora si renda necessaria la conservazione delle informazioni rilevate).

Poiché il presupposto che rende legittimo il trattamento è una norma di legge finalizzata a contrastare la diffusione dell’epidemia, non è necessario chiedere il consenso ai lavoratori.

Trattamento dati dei fornitori

Anche in tal caso il titolare dovrà agire nel rispetto dei principi di riservatezza e minimizzazione del trattamento, a salvaguardia della dignità delle persone.

In particolare egli è tenuto a comunicare a chiunque intende fare ingresso in azienda, della preclusione dell’accesso a chi, negli ultimi 14 giorni, abbia avuto contatti con soggetti risultati positivi al COVID-19 o provenga da zone a rischio secondo le indicazioni dell’OMS.

Qualora lo ritenga strettamente necessario potrà richiedere il rilascio di una dichiarazione attestante la non provenienza dalle zone a rischio epidemiologico e l’assenza di contatti, negli ultimi 14 giorni, con soggetti risultati positivi al COVID-19.

In tal caso dovrà motivare le ragioni per cui ha ritenuto necessaria tale iniziativa (che si sostanzia di fatto in un trattamento dati personali), oltre al fatto che in presenza di specifiche circostanze, la finalità preventiva non poteva essere perseguita con altre modalità meno invasive.

In ogni caso dovranno essere raccolte solo le informazioni strettamente necessarie alle finalità preventive. A titolo di esempio quindi, se si richiede una dichiarazione sui contatti con persone risultate positive al COVID-19, occorre astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alla persona risultata positiva. Oppure, se si richiede una dichiarazione sulla provenienza da zone a rischio epidemiologico, è necessario astenersi dal richiedere informazioni aggiuntive in merito alle specificità dei luoghi.

Fonte: Altalex